O Governador do Estado de Mato Grosso do Sul , no uso da atribuição que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituição Estadual,

Decreta:

Art. 1º Os documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das entidades estaduais em processo de extinção, de liquidação ou de transformação parcial ou total, concluído ou não, deverão ser recolhidos no Arquivo Público Estadual, observado o disposto neste Decreto.

§ 1º As entidades, antes de concluir o processo de extinção, liquidação ou transformação deverão providenciar a identificação, a classificação e a avaliação do acervo arquivístico, de acordo com as normas arquivísticas emanadas da legislação pertinente e em vigor.

§ 2º Os documentos de que trata este artigo são inalienáveis e imprescindíveis e não estão sujeitos a usucapião, conforme dispõe o art. 10 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 2 º Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que alterar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público, social ou histórico.

Art. 3 º Os processos de desestatização devem observar:

I - os documentos públicos de valor permanente serão recolhidos ao Arquivo Público Estadual;

II - os procedimentos para o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente são os previstos no Decreto nº 13.664, de 25 de junho de 2013;

III - os documentos públicos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das entidades mencionadas no art. 1º enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o atendimento às seguintes condições:

a) preservação e acesso aos documentos, conforme legislação e regulamentação aplicável;

b) fornecimento anual, ao Arquivo Público Estadual e às agências reguladoras, das informações cadastrais básicas;

c) observância às demais orientações emanadas das agências reguladoras no que tange à gestão de arquivos públicos pertinentes a sua atividade-fim.

Art. 4 º Para os efeitos deste Decreto considera-se:

I - Documento público de valor permanente: documento que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo, estabelecido em tabela de temporalidade elaborada pelas entidades mencionadas no art. 1º;

II - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos;

III - Preservação de documentos: tratamento de documentos que permita a prevenção da deterioração física dos documentos, com vistas à recuperação da informação.

Art. 5 º As pessoas jurídicas, detentoras de documentos públicos, referidas no art. 1º deste Decreto, devem garantir a sua preservação e acesso, proceder à identificação, classificação e avaliação do acervo, e recolher os documentos públicos de valor permanente ao Arquivo Público Estadual.

Art. 6 º Com fundamento no art. 10 da Lei Federal nº 8.159/1991, o disposto neste Decreto aplica-se, também, às pessoas jurídicas de direito privado, detentoras de documentos públicos de valor permanente inalienáveis e imprescindíveis, por sucederem empresas públicas em decorrência de
licitação, ainda que os respectivos editais não hajam incluído cláusula específica sobre a destinação daqueles documentos.

Art. 7 º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

CAMPO GRANDE - MS, 4 DE FEVEREIRO DE 2014.

ANDRÉ PUCCINELLI

Governador do Estado