ESCRITURAÇÃO FISCAL – DOCUMENTOS FISCAIS MICROFILMAGEM/CD – À exceção dos arquivos digitais referentes às NF-e relativas às entradas e às saídas de mercadorias, a legislação tributária de Minas Gerais não reconhece outro meio de arquivo, senão o físico, ou seja, a guarda dos livros e documentos fiscais, inclusive os documentos auxiliares, em sua forma original, para atendimento ao disposto no inciso II do art. 96 do RICMS/02.

EXPOSIÇÃO:

A Consulente, que apura o ICMS pela sistemática de débito e crédito, tem como atividade a fabricação de outras peças e acessórios para veículos automotores não especificadas anteriormente –CNAE 2949-2/02.

Informa que mantêm em seus arquivos todos os documentos fiscais em vias originais, conforme estabelecido no inciso VI do art. 70 do RICMS/02.

Aduz que, sob a perspectiva de redução de custos e liberação de espaços físicos utilizados no arquivamento dos documentos fiscais, pretende implantar a microfilmagem, atendendo a todos os requisitos e formalidades estabelecidas na Lei Federal nº 5.433/68 e no Decreto nº 1.799/96.

Afirma que a prática pretendida tem sido acolhida por diversas organizações e, ainda, que, conforme demonstrado em laudo técnico, não há dúvidas quanto à qualidade do processo da microfilmagem, pois é absolutamente possível a realização de perícia a fim de comprovar se o documento microfilmado é verdadeiro ou falso, dispensado, contudo, a perícia em documento original.

Com dúvida quanto o procedimento a ser adotado, formula a presente consulta.

CONSULTA:

A adoção da microfilmagem prevista na Lei Federal nº 5.433/68 e no Decreto nº 1.799/96 pela Consulente importaria na dispensa das obrigações acessórias pertinentes à manutenção dos livros e documentos originais pelo prazo prescricional?

RESPOSTA:

Não. Conforme já manifestado por esta Diretoria, à exceção dos arquivos digitais referentes às NF-e relativas às entradas e às saídas de mercadorias, a legislação tributária de Minas Gerais não reconhece outro meio de arquivo, senão o físico, ou seja, a guarda dos livros e documentos fiscais, inclusive os documentos auxiliares, em sua forma original, para atendimento ao disposto no inciso II do art. 96 do RICMS/02.

Sendo assim, a utilização de microfilmagem e/ou a gravação por outro meio qualquer, não é aceito como arquivo de livros e documentos fiscais, devendo estes, microfilmados ou não, ser mantidos em arquivo pelo prazo legal.

Saliente-se que a Consulente, se for o caso, poderá valer-se destes expedientes tão somente como forma suplementar de arquivamento e guarda dos registros atinentes às suas operações.

Ademais, o próprio Decreto nº 1.799/96, que disciplinou as normas de microfilmagem de documentos previstas na Lei Federal nº 5.433/68, em seu art. 11, estabelece que os documentos microfilmados deverão ser arquivados até a definição da sua destinação final, o que significa dizer que, no caso de documentos e livros fiscais, há que se obedecer ao prazo previsto no § 1º do art. 96 do RICMS/02.

DOT/DOLT/SUTRI/SEF, 29 de agosto de 2012.

De acordo.

Kalil Said de Souza Jabour
Diretor de Orientação e Legislação Tributária em exercício

Antonio Eduardo M. S. P. Leite Junior
Superintendente de Tributação