ICMS - OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA - NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-e) - CANCELAMENTO APÓS O PRAZO DE 24 HORAS - A partir de 28/02/2013, o cancelamento de NF-e, após o prazo legal, deverá ser precedido de solicitação no SIARE e posterior transmissão por meio do WebService de cancelamento do documento. O registro na Escrituração Fiscal Digital deverá ser efetuado conforme orientações contidas no Manual de Orientação do Leiaute da EFD, instituído pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/2008.

EXPOSIÇÃO:

A Consulente, com apuração de ICMS por débito e crédito, está obrigada à emissão de nota fiscal eletrônica desde 1º/04/2008 e à escrituração fiscal digital desde 1º/01/2009, tendo como objeto social a fabricação de produtos do refino do petróleo.

Informa que anteriormente formulou consulta a esta Diretoria, objetivando obter esclarecimentos acerca do procedimento a ser adotado no caso de perda do prazo legal para cancelamento de nota fiscal eletrônica referente a operação que não ocorreu.

Conforme a resposta contida na Consulta de Contribuinte nº 091/2012, a Consulente foi orientada a formalizar denúncia espontânea, relatando o fato e demonstrando que a operação não ocorreu, e escriturando o documento fiscal nos seguintes termos:

Com a denúncia formalizada, a Consulente deverá escriturar a respectiva NF-e no livro Registro de Saídas, não preenchendo as colunas referentes a valores monetários, em analogia ao disposto no inciso II, parágrafo único, art. 172, Parte 1, Anexo V do RICMS/02. Ademais, deverá consignar na coluna “Observações” do mesmo livro a expressão “NF-e nº ______, chave de acesso nº _______, cancelada conforme Denúncia Espontânea de protocolo nº ______, data DD/MM/AAAA”.

Relata que, estando obrigada à Escrituração Fiscal Digital (EFD), o registro do documento fiscal nos termos da orientação acima restou prejudicado, uma vez que a EFD relativa ao ICMS não permite a existência de registros filhos para documentos cancelados e o campo “Observações” é um “Registro Filho”. Ademais, o documento cancelado deveria ser escriturado na EFD com as seguintes observações: indicador de entrada ou saída, emissão própria ou de terceiro, código do modelo do documento, código da situação, série, número da NF-e e chave de acesso.

Com dúvida quanto à interpretação da legislação tributária, formula a presente consulta.

CONSULTA:

1 - Está correto o entendimento da Consulente de que, com a entrada em vigor da EFD, não estaria mais obrigada a registrar a NF-e cancelada fora do prazo legal no livro Registro de Saídas nos termos da orientação contida na Consulta de Contribuinte nº 091/2012 (sem preenchimento das colunas do livro referentes a valores monetários e consignando na coluna “Observações” a expressão “NF-e nº ______, chave de acesso nº _______, cancelada conforme Denúncia Espontânea de protocolo nº ______, data DD/MM/AAAA”)?

2 - Se ocorrer o encerramento do período de apuração, enquanto o processo de formalização da denúncia espontânea ainda estiver pendente, o documento objeto do pedido poderá ser escriturado na EFD conforme autorizado? Nesse caso, deve-se recolher o imposto devido?

3 - Se a formalização ocorrer em período subsequente, a NF-e deverá ser escriturada nesse período, como documento cancelado extemporâneo? Nesse caso, a Consulente teria que solicitar desenvolvimento de seus sistemas para permitir a escrituração extemporânea?

4 - Com o deferimento do pedido de cancelamento, a própria SEF/MG irá realizar o cancelamento em sua base de dados de NF-e ou a Consulente terá que enviar arquivo de cancelamento, no formato “xml", via WebService?

RESPOSTA:

1 a 4 - Inicialmente, importa observar que em fevereiro de 2013 houve uma alteração nos procedimentos relativos à solicitação pelo contribuinte para cancelamento de NF-e (autorizada) após o prazo legal estipulado, que era de 168 horas, até 31/12/2011, e de 24 horas, a partir de 1º/01/2012, conforme disposto no Ato COTEPE/ICMS nº 33/2008, alterado pelo Ato COTEPE/ICMS nº 13/2010.

Até 27/02/2013, o cancelamento extemporâneo de uma NF-e, assim entendido aquele solicitado após o prazo legal, era informado apenas por meio de denúncia espontânea, mediante o devido ajuste na escrituração fiscal, nos termos da Consulta de Contribuinte nº 091/2012. Assim, o contribuinte não tinha como transmitir os cancelamentos extemporâneos de NF-e.

A partir de 28/02/2013, encontra-se disponibilizada no Sistema Integrado de Administração da Receita Estadual (SIARE) uma nova funcionalidade que permite a transmissão de cancelamentos extemporâneos de NF-e. Assim, todos os cancelamentos extemporâneos deverão ser solicitados por meio do SIARE e transmitidos por meio do WebService de cancelamento de NF-e.

O procedimento será observado conforme a seguinte sequência cronológica: o contribuinte deverá acessar o SIARE (https://www2.fazenda.mg.gov.br/sol/); selecionar a opção que permite a solicitação de transmissão de cancelamento extemporâneo, informando a chave de acesso da NF-e e a justificativa pela perda do prazo legal; o SIARE irá gerar um protocolo, na caixa do contribuinte, autorizando a transmissão desse cancelamento; recebido o protocolo, o contribuinte deverá transmitir o cancelamento dessa NF-e da mesma forma como seria transmitido o cancelamento de uma NF-e dentro do prazo legal, ou seja, utilizando a funcionalidade de cancelamento disponível no sistema emissor de NF-e adotado pelo contribuinte.

O contribuinte terá até 30 dias, a partir da geração do protocolo no SIARE, para transmitir o cancelamento extemporâneo. Perdido esse prazo, não será possível solicitar o cancelamento para a mesma NF-e.

Assim, o cancelamento extemporâneo de NF-e não mais depende de formalização de denúncia espontânea perante o Fisco, bastando para sua consumação o cumprimento da orientação supra.

Em relação à Escrituração Fiscal Digital (EFD), conforme disposição contida no § único do art. 172 da Parte 1 do Anexo V do RICMS/02, a NF-e cancelada, denegada ou que tiver o número inutilizado, deverá ser escriturada no livro Registro de Saídas, ressalvadas as colunas do livro referentes a valores monetários.

As orientações técnicas sobre a elaboração do arquivo digital, tratando de sua estrutura e apresentação, estão contidas no Manual de Orientação do Leiaute da EFD, instituído pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/2008. Essas orientações foram sintetizadas e sistematizadas de forma mais didática no Guia Prático da EFD - disponível no site “http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-fiscal/download.htm”.

Conforme disposto no Guia Prático EFD (versão 2.0.12; atualização: março/2013), para documentos com código de situação (campo COD_SIT) cancelado (código “02”) e cancelado extemporâneo (código “03”), deverão ser preenchidos somente os campos: identificação do tipo do registro (campo 01 - REG); indicador do tipo de operação (campo 02 - IND_OPER); indicador do emitente do documento (campo 03 - IND_EMIT); código do modelo do documento (campo 05 - COD_MOD); código da situação do documento (campo 06 - COD_SIT); série do documento (campo 07 - SER); número do documento (campo 08 - NUM_DOC) e chave da NF-e (campo 09 - CHV_NF-e). Todos os demais campos do Registro C100 deverão ser apresentados com conteúdo vazio “||”. Não deverão ser informados registros filhos.

O campo 06 (do registro C100) destinado a informar o código da situação do documento fiscal, de acordo com a classificação estabelecida na Tabela 4.1.2 do Ato COTEPE/ICMS nº 9/2008, possibilita a distinção entre a NF-e cancelada (tanto aquela cancelada no prazo legal, como aquela cancelada extemporaneamente) escriturada no próprio período de emissão (código 02) e a NF-e cancelada escriturada extemporaneamente (em período diverso daquele de sua emissão) - código 03.

A Consulente questiona como deverá escriturar a NF-e (autorizada) relacionada a operação que não se efetivou, quando, após o período de referência de emissão do documento, ainda não tiver concluído o procedimento de cancelamento extemporâneo (a partir de 28/02/2013 por meio do SIARE).

A Consulente deverá concluir o procedimento de cancelamento extemporâneo até a data para transmissão da EFD (dia 25 do mês subsequente). Todavia, no caso excepcional em que o cancelamento extemporâneo da NF-e não estiver concluído ao final da referida data, a Consulente poderá informar o documento como regular (informando o código 00 no campo 06, COD_SIT, do Registro C100) e, assim que estiver concluído o procedimento de cancelamento, efetuar a retificação da EFD, consignando o código 02, no campo 06 (COD_SIT) do Registro C100 do documento respectivo.

Conforme disposto na Consulta de Contribuinte nº 091/2012, deverá ser escriturada a respectiva NF-e no livro Registro de Saídas, sem preenchimento das colunas referentes a valores monetários, e consignada, na coluna “Observações” do mesmo livro, a expressão “NF-e nº ______, chave de acesso nº _______, cancelada conforme Denúncia Espontânea de protocolo nº ______, data DD/MM/AAAA”.

Todavia, tal orientação não é aplicável à EFD. De acordo com as orientações contidas no Guia Prático EFD, o registro C100 de documento informado como cancelado (código de situação 02 e 03) não deverá informar registros filhos, o que implica na impossibilidade técnica de fazer consignar na coluna “Observações” do livro Registro de Saídas a expressão supra.

Por fim, se da solução dada à presente consulta resultar imposto a pagar, o mesmo poderá ser recolhido sem a incidência de penalidades, observando-se o prazo de 15 (quinze) dias contados da data em que a Consulente tiver ciência da resposta, desde que o prazo normal para seu pagamento tenha vencido posteriormente ao protocolo desta Consulta, observado o disposto no art. 42 do RPTA/MG, aprovado pelo Decreto nº 44.747/08.

DOT/DOLT/SUTRI/SEF, 28 de junho de 2013.

De acordo.

Marcela Amaral de Almeida

Diretora de Orientação e Legislação Tributária em exercício

Sara Costa Felix Teixeira

Superintendente de Tributação