A consulente informa que tem por objeto a microfilmagem e digitalização de documentos públicos e privados e que é detentora, mediante a Portaria n. 12, de 10.02.1998, de reconhecimento do Ministério da Justiça sob n. 08000.000459/98.

Expõe que todas as empresas possuem acervos documentais em arquivos inativos e que, considerando a nova sistemática de contabilidade virtual, emissão de notas fiscais eletrônicas e outras mídias permitidas, as disposições do artigo 1º da Lei n. 5.433, de 08.05.1968, resultam em permitir a eliminação de documentos microfilmados.

Ante o exposto, indaga:

1. Pode incinerar os documentos microfilmados ou digitalizados de cunho estadual, tais como: livros de Registro de Entradas, Registro de Saídas e Registro de Apuração do ICMS, notas fiscais de entrada e de saídas, GIA/ICMS, cupons fiscais, documentos contábeis, guias de importação e exportação, bem como todos os documentos do acervo da empresa sujeitos à obrigatoriedade de guarda pelo prazo de cinco anos?

2. Após cumprida a legislação da microfilmagem, pode ficar a disposição do Fiscoestadual tão-somente os microfilmes em rolos ou qualquer outra mídia em sistema óptico, conforme determina a Lei n. 5.433/68?

3. Como conservar a documentação a disposição do Fisco em sua forma original, segundo o artigo 195 do Código Tributário Nacional, se já é permitida a emissão de notas fiscais eletrônicas, contabilidade digital, GIA/ICMS, Declaração Fisco Contábil e declarações de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas, via sistemas eletrônicos, sem a conservação dos originais em papel?

RESPOSTA

Inicialmente, transcreve-se o que dispõe a legislação de regência: Lei n. 5.433/68:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminadosantes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Código Tributário Nacional:

Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não tem aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.

Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

Lei n. 11.580/96:

Art. 46. As pessoas físicas ou jurídicas, contribuintes ou não, responsáveis, na forma da legislação, estão obrigadas ao cumprimento das obrigações tributárias acessórias, estabelecidas através de decreto do Poder Executivo.

Regulamento do ICMS aprovado pelo Decreto n. 1.980/2007:

Art. 111. As pessoas físicas ou jurídicas, contribuintes ou não, responsáveis, na forma da legislação, estão obrigadas ao cumprimento das obrigações tributárias acessórias, estabelecidas neste Regulamento (art. 46 da Lei n. 11.580/96).

Parágrafo único. Os livros e documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações ou prestações a que se refiram (art. 195 do Código Tributário Nacional).

Acerca da matéria, assim já se manifestou o Setor Consultivo: Consulta n. 191/1992.

Indaga o Consulente sobre a possibilidade da instituição do sistema de microfilmagem da documentação fiscal em substituição à original.

Esclarece que após o processamento os microfilmes serão registrados em cartório para assegurar autenticidade.

RESPOSTA

Impossibilitada a pretensão do Consulente em razão do disposto no § único do artigo 195 do Código Tributário Nacional (...) a legislação não prevê procedimento em contrário a não ser a conservação da documentação pelo prazo nominado.

Consulta n. 115/1997.

A consulente (...) informa (...) que é devidamente cadastrada no Ministério da Justiça como usuária do processo de microfilmagem de documentos, os quais pretende eliminar (...) indaga se está correto seu entendimento, ou seja, se poderá eliminar os livros e documentos (...) relacionados, independentemente do prazo de guarda legal e, caso contrário, qual o procedimento a adotar.

RESPOSTA

Preliminarmente, observamos que a guarda dos livros, documentos e notas fiscais obedecem à legislação comercial específica e que a este setor cabe manifestar-se, somente, sobre documentos fiscais relativos ao ICMS, relacionados a seguir:

NOTAS FISCAIS (emitidas ou recebidas) GUIAS DE RECOLHIMENTO DO ICMS

LIVRO DE REGISTRO DE ENTRADAS

LIVRO DE REGISTRO DE SAÍDAS

LIVRO DE APURAÇÃO DO ICMS LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO

LIVRO DE UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E TERMOS DE OCORRÊNCIA.

Relativamente aos documentos, livros e guias de recolhimento, acima relacionados, está incorreto o entendimento da consulente, pois, de acordo com o art. 46 da Lei 11.580/96, abaixo transcrito, estes são documentos fiscais e deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações ou prestações a que se refiram, não podendo, portanto, ser eliminados após processo de microfilmagem.

Do acima exposto, é de se concluir que a consulente deverá manter sob sua guarda todos os documentos e livros fiscais pelo prazo determinado no parágrafo único do art. 101, combinado com o art. 55, (...) ou enquanto perdurar demanda administrativa ou judicial, independentemente de utilizar-se do processo de microfilmagem.

Consulta n. 238/1999.

A consulente, empresa que atua no ramo de microfilmagem, questiona sobre a guarda e conservação de livros e documentos fiscais. Menciona a resposta à Consulta n.º 115/97, exarada por este Setor Consultivo em 1.º de julho de 1997, de cujo teor, após exposição de motivos, diz discordar.

RESPOSTA

Não obstante os argumentos utilizados pela consulente em sua exposição, informamos que a Consulta n.º 115/97, anteriormente mencionada, permanece válida e eficaz e que não houve qualquer alteração na legislação pertinente à matéria, motivo pelo qual este Setor Consultivo reitera seu entendimento sobre o assunto.

Conforme dispõe, como norma geral, o parágrafo único do artigo 195 do CTN e, em específico, o parágrafo único do artigo 111 do Regulamento do ICMS, antes transcritos, os livros e documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributáriosdecorrentes das operações ou prestações a que se refiram.

Assim, responde-se negativamente à questão n. 1, não podendo ser incinerados antes do prazo legal os livros fiscais, os documentos fiscais, assim como os documentos com efeitos fiscais relacionados aos fatos geradores do imposto estadual, ainda que tenham sido objeto de microfilmagem.

Quanto à questão n. 2, também é negativa a resposta, já que o disposto na Lei n. 5.433/68 não tem o caráter de suprimir ou obstar as determinações contidas na legislação tributária mencionada.

Acerca da questão n. 3, imperioso esclarecer que a conservação de documentos em papel não se perfaz necessária somente quando a própria legislação tributária dispensa essa exigência.

Por derradeiro, frisa-se que, a partir da ciência desta, terá a consulente, em observância ao artigo 659 do Regulamento do ICMS, o prazo de 15 quinze dias para adequar os seus procedimentos eventualmente já realizados em conformidade com o que foi aqui esclarecido, no caso de que os tenha praticado diversamente.