O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais, considerando que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, § 2º, dispõe que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental, assim como as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

considerando que a Lei nº 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, em seu art. 20, define a competência e o dever inerentes aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à Gestão de Documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

considerando que, de acordo com os poderes estabelecidos pela Resolução nº 073/2001 de 14.11.2001, o Presidente desta Egrégia Corte tem competência para estabelecer normas gerais de procedimentos administrativos e atividades auxiliares comuns que necessitem de uniformização neste Tribunal; resolve:

Regulamentar o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região, nos termos seguintes:

Art. 1º Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de medidas e rotinas que visam à racionalização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, para o seu recolhimento e guarda por prazo indeterminado ou para eliminação.

§ 1º Para efeitos deste Ato, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos, recebidos e acumulados em processo natural pelo Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região, na execução das atividades da área meio e da área fim, cujo objetivo seja o de servir como referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.

§ 2º Os documentos de arquivo são classificados em correntes, intermediários e permanentes.

I - são documentos correntes aqueles que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

II - são documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas áreas emitentes, por razões de interesse administrativo, esperam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III - são permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

§ 3º Os documentos de guarda por prazo indeterminado constituem o fundo histórico do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região.

Art. 2º Instituir em caráter permanente a Comissão de Avaliação de Documentos - CPAD.

§ 1º A Comissão deverá ser composta obrigatoriamente por:

a) um(a) Juiz(Juíza) que será o(a) presidente(a);

b) um(a) servidor(a) responsável pelo Arquivo;

c) um (a) bibliotecário(a);

d) um(a) servidor(a) da unidade organizacional à qual se referem os documentos a serem avaliados - esse membro terá maior rotatividade que os demais pois a cada momento serão avaliados novos documentos;

e) um(a) historiador(a);

f) um(a) assessor(a) jurídico(a) responsável pela avaliação legal dos documentos;

g) o(a) diretor(a) do Serviço ao qual a Seção de Arquivo está vinculada.

§ 2º Fica facultado, ainda, convite a um representante da OAB Secção Piauí e a outros profissionais que poderão ser incorporados à CPAD conforme a necessidade.

Art. 3º São condições essenciais para a Gestão de Documentos no Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região:

I - padronização das espécies documentais adotadas na comunicação administrativa;

II - utilização dos Códigos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade, aprovados pela Resolução nº 73/2001.

a) os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região são instrumentos que visam a organizar e a classificar os documentos produzidos por esta Egrégia Corte no exercício de suas funções e atividades.

b) os Códigos de Classificação estão organizados por assunto, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, com o intuito de facilitar sua localização nos arquivos correntes e no Arquivo Geral desta Instituição.

c) a Tabela de Temporalidade estabelece prazos de retenção para os documentos nas unidades, regulamenta a transferência destes ao Arquivo Geral, determinando e orientando o prazo previsto para sua guarda provisória ou por prazo indeterminado para fins históricos.

d) o Índice Remissivo facilita a localização dos documentos no Plano de Classificação.

III - gerenciamento eletrônico da documentação produzida e recebida por meio de sistema integrado de 1ª e 2ª Instâncias que contemple o cadastramento e a movimentação dos documentos, bem como seu arquivamento;

IV - avaliação documental orientada à preservação das informações indispensáveis à Administração desta Instituição, essenciais à cidadania e à memória nacional;

V - racionalização na produção de documentos;

VI - adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para o Arquivo Geral;

VII - treinamento dos servidores;

VIII - criação de manuais de procedimentos.

Art. 4º À Comissão compete:

a) propor a Política de Gestão de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região e suas Varas do Trabalho, por meio da participação em todas as decisões afetas à manutenção do acervo, modernização e automatização dos arquivos setoriais e geral;

b) propor alterações no Plano de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade;

c) propor o sigilo de documentos destinados ao Arquivo Geral, quando for o caso, seu grau e seu tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso;

d) providenciar o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas deste Tribunal;

e) aprovar o Termo de Eliminação elaborado pela unidade de arquivo do Tribunal;

f) acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos e autos contemplados nos Termos de Eliminação;

g) propor critérios para seleção de amostragem dos documentos e autos em fase de eliminação;

h) treinar e auxiliar os servidores no uso dos instrumentos de Gestão de Documentos aprovados pela Resolução nº. 73/2001;

i) unificar os procedimentos, tanto na 1ª quanto na 2ª Instâncias, por meio da criação de um Manual de Procedimentos;

j) implementar os instrumentos de gestão documental, padronizar e organizar os Arquivos, facilitando o desenvolvimento do Sistema Integrado de que trata o Art. 3º inciso III, deste Ato, bem como a avaliação de documentos, possibilitando a rápida localização de informações fundamentais para a melhoria do atendimento aos públicos interno e externo, controlando a proliferação de papéis nos setores e na Seção de Arquivo.

Art. 5º O Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 22ª Região funcionará como Arquivo Geral de 1ª e 2ª Instâncias, e será o responsável pela guarda dos documentos e processos administrativos e judiciais produzidos por este Regional.

§ 1º As Varas do Trabalho do interior, por motivo de operacionalização, deverão enviar para o Arquivo Geral somente os documentos que, na Tabela de Temporalidade, forem considerados de guarda permanente.

§ 2º Os processos judiciais com arquivo provisório deverão ser armazenados nas Secretarias das Varas do Trabalho até que seja determinado o seu arquivamento definitivo.

§ 3º Todos os documentos originais deverão ser assinados e as outras vias serão cópias do original.

§ 4º Os originais dos documentos considerados como de guarda por prazo indeterminado, na Tabela de Temporalidade, deverão ser encaminhados para guarda no Arquivo Geral imediatamente após sua produção e aprovação, exceto aqueles dos processos ainda em tramitação, que somente posteriormente serão arquivados.

§ 5º Os documentos e processos enviados ao Arquivo Geral necessariamente devem seguir as normas estabelecidas neste Ato.

§ 6º O Arquivo Geral fica terminantemente proibido de receber quaisquer documentos que não sigam as normas estabelecidas por este Ato e pelo Manual de Procedimentos da CPAD.

Art. 6º A classificação dos documentos será processada nos arquivos correntes pelos seus produtores.

Art. 7º Os documentos e processos em fase de eliminação, após os procedimentos necessários, serão triturados e doados a instituições sem fins lucrativos.

Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 9º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

JUIZ FAUSTO LUSTOSA NETO